TIETOSUOJAILMOITUS

päivitetty 25.01.2024

1) MIKÄ ON TIETOSUOJAILMOITUS? MIKSI KÄYTÄMME TIETOSUOJAILMOITUSTA EMMEKÄ REKISTERI- TAI TIETOSUOJASELOSTETTA?

Tietosuojailmoitus on tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 nojalla laadittu dokumentti, jolla rekisterinpitäjä informoi rekisteröityjä tavoista, joilla heidän henkilötietojansa käsitellään.

Käytämme rekisteröityjen informoimiseen tietosuojailmoitusta rekisteri- ja tietosuojaselosteiden sijasta, koska rekisteri- ja tietosuojaselosteiden ollessa jo kumotun henkilötietolain mukaisia instrumentteja, eivät ne enää täytä nykylainsäädännön vaatimuksia.

Tietosuojailmoitus on käytännössä laajempi ja kattavampi versio jo kumotun henkilötietolain mukaisista rekisteri- ja tietosuojaselosteista.

2) YLEISESTI TÄSTÄ TIETOSUOJAILMOITUKSESTA

Tällä tietosuojailmoituksella toimitetaan vammaispalvelulain perusteella henkilökohtaista apua saavalle henkilölle (jäljempänä ”Avustettava”) tietoja siitä, kuinka Citywork Avustajapalvelut Oy käsittelee kunnan puolesta Avustettavan henkilötietoja Citywork Avustajapalvelut Oy:n tarjotessa palvelusetelilain mukaisesti tai ostopalveluna sosiaalipalveluita kunnalle. Selvyyden vuoksi todetaan, että henkilökohtaisen avun tarjoajat ovat työsuhteessa Citywork Avustajapalvelut Oy:öön. 

Lisäksi tällä tietosuojailmoituksella toimitetaan myös muille Citywork Avustajapalvelut Oy:n rekisteröidyille (jäljempänä ”Muut Rekisteröidyt”) tietoja siitä, kuinka Citywork Avustajapalvelut Oy käsittelee heidän henkilötietojansa.

 

3) CITYWORK AVUSTAJAPALVELUT OY ON SEKÄ REKISTERINPITÄJÄ ETTÄ KÄSITTELIJÄ

Citywork Avustajapalvelut Oy:n tarjotessa palvelusetelimallilla tai ostopalveluna sosiaalipalveluita kunnalle, käsittelee se kunnan puolesta ja lukuun Avustettavien henkilötietoja. Citywork Avustajapalvelut Oy on sekä palvelusetelimallissa (palvelusetelilain 11 §) että ostopalvelumallissa Avustettavan henkilötietojen käsittelijä (asiakastietolain 13 §), kun taas kunta on rekisterinpitäjä. Käsittelemme Avustettavan henkilötietoja meidän ja kunnan välisen tietosuojasopimuksen mukaisesti – osa kuntien tietosuojasopimuksista on julkisesti saatavilla kuntien verkkosivuilta. 

Citywork Avustajapalvelut Oy on Muiden Rekisteröityjen henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä.

 

4) YHTEYSTIEDOT JA MUUTOKSET TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Citywork Avustajapalvelut Oy:n Y-tunnus on 3107774-8, ja yhtiö sijaitsee osoitteessa Aurakatu 10 B, 20100 Turku.

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojailmoitukseen liittyen, voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme Yrjö Sulavuoreen, 040-0851000, yrjo.sulavuori@citywork.fi.

Voimme yksipuolisesti muuttaa tietosuojailmoitusta muutoin kuin huomattavin muutoksin. Muutokset astuvat voimaan välittömästi, kun päivitetty versio tietosuojailmoituksesta julkaistaan.

5) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMET

Citywork Avustajapalvelut Oy käsittelee käsittelijänä kunnan puolesta ja lukuun seuraavia Avustettavien henkilötietoja voidakseen tarjota sosiaalipalveluita:

• perus- ja yhteystiedot
• sosiaalipalvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot

Kuten todettua, Citywork Avustajapalvelut Oy käsittelee henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin kuin sosiaalipalveluiden tarjoamista koskeviin tarkoituksiin. Alla kuvataan, kuinka Muiden Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään:

Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste käsittelylle	Rekisteröidyt ja henkilötiedot
Kuntasuhteet	Sopimus > sopimusten täytäntöönpano	Kuntien yhteyshenkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) tiedot suhteesta
Yhteistyösuhteet	Sopimus > sopimusten täytäntöönpano	Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) tiedot suhteesta
Rekrytointi	Meidän oikeutettu etumme > meidän on hallittava rekrytointiamme     HUOM! Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä sinun henkilötietojasi Lakiin perustuvat oikeusperusteet > erityisten henkilötietoryhmien käsittely	Työnhakijat: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) CV, (iii) käyttäjätiedot, (iv) ammattiliiton jäsenyys, (v) työ- ja koulutushistoria, (vi) taidot ja osaaminen, (vii) muut meille annetut tiedot Työnhakijat: (i) Terveystiedot, (ii) henkilötunnus, (iii) luottotietojen tarkistukseen liittyvät tiedot, (iv) rikosrekisterin tarkistukseen liittyvät tiedot
Yhteydenottojen hallinta	Meidän oikeutettu etumme > meidän on hallittava meille tehtyjä yhteydenottopyyntöjä	Yhteyttä ottavat henkilöt: (i) Perus-ja yhteystiedot, (ii) muut meille annetut tiedot
Sosiaalinen media	Meidän oikeutettu etumme > meidän on hallittava meille tehtyjä yhteydenottopyyntöjä	Yhteyttä ottavat henkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot
Evästeet ja muut vastaavat tekniikat	Suostumus > sähköisestä viestinnästä annetun lain (917/2014) mukainen suostumus	Kotisivuillamme vierailevat henkilöt: IP-osoitteet
Lakisääteiset velvoitteemme	Lakisääteiset velvoitteemme > meidän on velvoitteemme vuoksi käsiteltävä henkilötietoja	Kuntien yhteyshenkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot

6) SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Avustettavia ja Muita Rekisteröityjä koskevat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Kotisivuillamme vierailevilta henkilöiltä saadaan henkilötietoja evästeiden avulla.

 

7) HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET ELI HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN TOISELLE REKISTERINPITÄJÄLLE

Pääsääntönä emme luovuta kenenkään henkilötietoja kolmansille osapuolille. Jos kuitenkin pakottava lainsäädäntö tai viranomaiset vaativat meitä luovuttamaan henkilötietoja, arvioimme tilanteen luovutuksen laillisuuden tapauskohtaisesti. Toimimme myös näin jos Avustettavan olosuhteet edellyttäisivät henkilötietojen luovuttamista (asiakastietolain 56 §).

 Mikäli liiketoimintamme myydään yrityskaupassa, luovutamme ostajalle henkilötietoja, ja ostajasta tulee Muiden Rekisteröityjen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Ostajasta voi tulla Avustettavien henkilötietojen käsittelijä ainoastaan kunnan hyväksynnällä.

8) HENKILÖTIETOJEN SIIRROT ELI TOISTEN KÄSITTELIJÖIDEN KÄYTTÖ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ

Pääsääntönä emme käytä toisia käsittelijöitä (esim. pilvipalvelut) Avustettavien henkilötietojen käsittelyssä. Noudatamme kuitenkin mahdollisten tietosiirtojen osalta kuntien kanssa solmittujen tietosuojasopimusten määräyksiä.

Muiden Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyssä käytetään toisia käsittelijöitä (mm. pilvipalvelut, rekrytointipalvelut, taloushallinnon palvelut ja viestintäpalvelut). Kun henkilötietojen käsittelyssä käytetään toisia käsittelijöitä, varmistamme, että toisten käsittelijöiden kanssa on solmittu asianmukaiset tietosuojasopimukset.

9) REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Avustettavien henkilötietoja ei käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Muiden Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Huolehdimme tällöin asianmukaisesta tietosuojan tasosta esimerkiksi Data Privacy Framework (DPF) -järjestelyllä, vakiosopimuslausekkeilla (SCC), tietosuojan riittävyyttä koskevien päätösten nojalla ja muilla vastaavilla järjestelyillä. 

10) HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Käsittelemme Avustettavien henkilötietoja niin pitkään kuin toteutamme kunnan puolesta sosiaalipalveluita Avustettaville.

Muiden Rekisteröityjen henkilötietojen osalta noudatamme alla olevia säilytysaikoja:

Käsittelyn tarkoitus	Säilytysaika
Kuntasuhteet	Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään kuin meidän välisemme sopimus on voimassa.
Yhteystyökumppanit	Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään kuin meidän välisemme sopimus on voimassa.
Rekrytointi	Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään, kunnes rekisteröity poistaa tietonsa järjestelmästämme
Yhteydenottojen hallinta	Tarpeelliset tiedot säilytetään kolmen (3) vuoden ajan yhteydenotosta lähtien.
Sosiaalinen media	Tarpeelliset tiedot säilytetään siihen asti, kunnes rekisteröity poistaa tietonsa.
Evästeet ja muut vastaavat               tekniikat	Tietojen säilytysaika riippuu evästeistä.
Lakisääteiset velvoitteemme	Säilytämme tietoja niin kauan kuin meillä on lakiin perustuva velvollisuus säilyttää niitä.

Tarkistamme säännöllisesti rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden ja pidämme kirjaa tarkastuksista.

11) REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Citywork Avustajapalvelut Oy käsittelee Avustettavien henkilötietoja ainoastaan käsittelijänä kunnan puolesta ja lukuun. Kunta ja Citywork Avustajapalvelut Oy vastaavat yhdessä Avustettavien oikeuksien toteuttamisesta asiakastietolain 14 §:n mukaisesti. Mikäli Avustettava haluaa käyttää tietosuojaoikeuksiaan, tulee Avustettavan olla yhteydessä ensisijaisesti kuntaan. Citywork Avustajapalvelut Oy:n tietosuojavastaava ohjeistaa tarvittaessa Avustettavaa löytämään kunnan yhteystiedot.

Muilla Rekisteröidyillä on oikeus käyttää kaikkia alla lueteltuja oikeuksia. Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina kohdassa 4 mainitulle tietosuojavastaavalle, ja oikeudet voidaan toteuttaa, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on varmennettu asianmukaisella tavalla.

Oikeus	Tarkempi selite
Tarkastusoikeus	Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisterinpitäjä on tallentanut hänestä.
Oikaisu- ja poisto-oikeus	Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot laissa säädetyin perustein.
Rajoittamisoikeus	Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyin perustein.
Siirto-oikeus	Rekisteröidyllä on oikeus saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Vastustamisoikeus	Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten.   Jos henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällä perusteella lain mukaisesti.
Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna	Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
Oikeus peruuttaa suostumus	Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen.
Oikeus tehdä valitus	Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valitus voidaan tehdä siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

12) TIETOTURVA

Käytämme ainakin seuraavia tietoturvatoimia suojataksemme meidän vastuullamme olevia henkilötietoja: (i) henkilötietoihin pääsy on rajattu; (ii) henkilötietoja suojataan virustorjunnalla, haittaohjelman torjunnalla ja muilla vastaavilla ohjelmilla; (iii) jokaiselle henkilötietoryhmälle on asetettu vastuuhenkilö; (iv) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata tietojen jatkuvan luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden; (v) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata, että fyysisen tai teknisen vian sattuessa tiedot ja pääsy niihin voidaan palauttaa nopeasti; ja (vi) arvioimme säännöllisesti meidän henkilötietojen käsittelytoimia.